Dado que los equipos eligen cada vez con mayor frecuencia trabajar de forma remota, las empresas están cambiando rápidamente a números de teléfono virtuales. Por ejemplo, ahora muchos equipos de servicio al cliente ahora trabajan desde casa en vez de en una central. Para seguir procesando llamadas de manera efectiva, puedes usar un servicio de teléfono virtual (también conocido como teléfono VoIP) para hacer llamadas empresariales a la computadora o teléfono de cada empleado.
Con un sistema de teléfono virtual, obtendrás todas las funciones que proporcionan los teléfonos fijos tradicionales a un costo mucho más accesible, sin necesidad de comprar equipo adicional.
En esta publicación, revisaremos cómo funcionan los sistemas de telefonía virtual, cómo configurar un sistema de telefonía virtual y por qué tu empresa puede aprovechar los beneficios que ofrecen los números virtuales.
Obtén un número de teléfono virtual en cuestión de minutos
Cómo obtener un número de teléfono virtual por Internet
Puedes obtener un número de teléfono virtual con OpenPhone en tres simples pasos:
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- Regístrate para obtener una cuenta de con OpenPhone. Cuando te registres, podrás probar OpenPhone gratuitamente por siete días.
- Durante el registro, selecciona la ciudad o el código de área en los Estados Unidos o Canadá que prefieras para tu número de teléfono, o selecciona un número gratuito en Norteamérica.
- Verifica tu cuenta con un número de teléfono existente y una tarjeta de crédito.
Ahora ya tienes un número de teléfono virtual. Si tienes algún problema durante el proceso de registro, completa este formulario para comunicarte con nuestro equipo de soporte.
¿Qué es exactamente un número de teléfono virtual?
Un número de teléfono virtual es como un número de teléfono normal alojado en línea en vez de en un teléfono específico o ubicación. Puedes usarlo para hacer llamadas empresariales, enviar mensajes de texto y también recibirlos, sin dar tu número de teléfono personal.
Los números de teléfono virtuales son una excelente manera de mantener tu número real privado a la vez que te mantienes comunicado con tus clientes. También puedes usarlos para crear números compartidos, los cuales ayudan a todos los miembros de tu equipo a dividir la responsabilidad de las llamadas entrantes. Los números de teléfono virtuales son habilitados mediante la tecnología de Voz sobre un Protocolo de Internet (VoIP), eso significa que tu proveedor desvía las llamadas telefónicas mediante Internet en vez de desviarlas a líneas telefónicas físicas. Por esa razón, los sistemas telefónicos VoIP son más escalables, portátiles y económicos que los sistemas telefónicos tradicionales.
11 beneficios poderosos de obtener un número de teléfono virtual
Los números de teléfono virtuales proporcionan muchos beneficios a las empresas que los utilizan. Son más baratos, fáciles de usar e incluyen funciones innovadoras que te ayudarán a escalar sin mantenerte encerrado en una oficina.
Demos un vistazo a los 11 beneficios de usar números de teléfono virtuales:
1. Trabajar juntos como equipo
Los números de teléfono virtuales facilitan la distribución equilibrada de las llamadas entrantes entre el equipo. Una vez que compres un número local o gratuito para tu empresa, podrás crear números compartidos con tonos simultáneos para que todos los que utilizan ese número reciban notificaciones de las llamadas entrantes.
También puedes configurar tonos simultáneos (o incluso un grupo de búsqueda) para establecer órdenes específicas en los tonos para saber quién debe recibir primero las llamadas entrantes. Eso ayudará a las personas que llaman a obtener lo que necesitan más rápidamente, y a la vez ayudará a los miembros del equipo a equilibrar los volúmenes de las llamadas diarias.
2. Es más económico que las líneas telefónicas
Dado que muchas pequeñas empresas y startups prefieren trabajar desde casa, los números de teléfono virtuales pueden ayudarte a ahorrar dinero, a la vez que proporcionan las funciones que necesitas para administrar tu empresa.
Las cifras no mienten: Las pequeñas empresas pueden ahorrar miles de dólares al usar sistemas telefónicos virtuales en vez de los servicios telefónicos tradicionales. Puedes usar estos ahorros para invertir en funciones más avanzadas como transferencias de llamadas, transcripciones de IA, análisis y reportes (hablaremos sobre ello más adelante).
3. Trabajar desde cualquier lugar donde haya WiFi
Los números virtuales ofrecen un nivel de comodidad a tu equipo que los números de teléfono normales no pueden. Los números de teléfono comerciales normales obligan a los miembros del equipo trabajar en la oficina para hacer llamadas, lo cual restringe los sitios donde puedes contratar talentos. En contraste, los teléfonos virtuales usan tus dispositivos móviles y computadoras para hacer llamadas y enviar mensajes de texto. Eso significa que los miembros del equipo pueden usar números virtuales desde cualquier lugar, ya sea desde una oficina en casa, un campo o la playa, para hacer su trabajo.
Para acceder a tu servicio telefónico, solo necesitas una conexión a Internet y una aplicación para dispositivos móviles, o una aplicación web/de escritorio para computadoras. Algunos proveedores de teléfonos virtuales ofrecen hardware adicional que puedes comprar, pero normalmente estos son propietarios y sirven más como complemento que para cubrir una necesidad.
4. Números compartidos
Cualquier persona que tenga acceso compartido a tu número de teléfono empresarial puede responder llamadas y mensajes entrantes como parte de tu equipo.
Los números compartidos también incluyen acceso a una bandeja de entrada compartida, eso significa que todos los miembros de tu equipo podrán revisar todas las llamadas y mensajes que pasen por la plataforma. Todos los miembros de tu equipo podrán saber el contexto rápidamente y mantenerse en sintonía sin importar dónde trabajen.
¿Necesitas delegar algunas tareas entre tus equipos? Los miembros del equipo pueden usar hilos internos para incluir a otros colegas en la conversación. También pueden pedir aclaraciones o recibir apoyo en situaciones complicadas, lo cual garantiza mejores experiencias para los clientes.
5. Funciones de mensajería útiles
Los proveedores de servicios telefónicos tradicionales ofrecen funciones de mensajería simples (si es que lo hacen). Con un número de teléfono empresarial virtual, puedes aprovechar las funciones modernas para automatizar tus capacidades de mensajería y ahorrar trabajo a tus equipos.
Puedes usar:
- Respuestas automáticas: Puedes responder instantáneamente a llamadas y mensajes perdidos con un mensaje breve para informar a tus contactos que te comunicarás con ellos lo más pronto posible.
- Mensajes programados: Programa un mensaje para que se envíe a tu contacto en una hora específica, de este modo no enviarás mensajes fuera del horario laboral.
- Extractos: Si ya te cansaste de responder las mismas preguntas una y otra vez, puedes crear plantillas de respuestas comunes para que todos los miembros de tu equipo las usen.
- Respuestas generadas con IA: Al escribir “/IA” en OpenPhone, se proporcionarán dos o tres sugerencias generadas mediante IA, basadas en el historial de conversaciones de tu contacto.
6. Información detallada sobre los contactos
A los clientes no les gusta repetir por teléfono lo que dicen. Con la ayuda de un número de teléfono virtual, podrás tomar mejores notas sobre cada contacto y personalizar cada llamada.
Las plataformas modernas de VoIP ofrecen herramientas para administrar los contactosguardar información sobre ellos con propiedades personalizadas y notas. También ofrecen sistemas de etiquetado para dar prioridad a los clientes que tengan necesidades más urgentes.
Supongamos que tienes un nuevo contacto empresarial que busca información sobre precios. Con un número de teléfono virtual, podrás agregar y actualizar su número de teléfono personal, la etapa de la venta o la fecha de seguimiento. También podrás etiquetarlos con una propiedad personalizada llamada “precios” para que puedas dar prioridad a su lugar en la fila de manera sencilla.
7. Resúmenes y transcripciones con IA
Si quieres que tu empresa sea más eficiente, debes automatizar las tareas rutinarias para que tu equipo pueda enfocarse en los trabajos más complejos. Eso significa crear resúmenes y transcripciones con ayuda de la IA, que te ayudarán a supervisar el rendimiento y la eficiencia de las llamadas.
Los resúmenes de las llamadas generados con IA, por ejemplo, pueden ayudarte a obtener el contexto mediante un resumen escrito de cada interacción. Puedes revisar rápidamente las conversaciones y usar elementos de acción generados con IA para saber qué seguimientos necesitas hacer.
También puedes usar transcripciones de las llamadas generadas con IA para hacer que la revisión de las llamadas de tu equipo sea más eficiente. Dado que los gerentes pueden leer las interacciones línea por línea, esto les permite ofrecer una capacitación más personalizada a los agentes en entrenamiento y a otros miembros del equipo.
8. Análisis del rendimiento
Un número de teléfono virtual puede ayudarte a capturar y almacenar datos importantes sobre tu empresa. Probablemente busques análisis poderosos que muestren el número de llamadas hechas, quiénes no usan sus números de teléfono, horarios de las llamadas y más. También es posible que necesites registros de auditoría para rastrear dónde se hacen las llamadas, así como datos con fines generales para el mantenimiento de los registros.
Con OpenPhone, podrás rastrear los tiempos de procesamiento y conversaciones únicas de forma diaria o semanal. También podrás ver los momentos de más actividad durante la semana para saber qué días necesitas más personal para contestar las llamadas.
9. Soporte para tu empresa
Aunque rara vez sucede, es posible que haya fallas en los sistemas de teléfono virtual. Afortunadamente, los mejores proveedores de números virtuales ofrecen un soporte sólido (el cual incluye soporte por correo electrónico, mensajes de texto y teléfono) para ayudar cuando surgen problemas.
Te sorprendería saber cuántos proveedores de sistemas de telefonía virtual no ofrecen soporte al cliente. Algunos no ofrecen ningún soporte a menos que tengas cierto número de usuarios en tu equipo. Otros, sin embargo, pueden ofrecer un administrador de cuentas dedicado para ayudarte a configurar la cuenta y proporcionarte las prácticas recomendadas para administrar tu sistema telefónico.
10. Se integra con tu pila tecnológica
Los teléfonos virtuales se integran con todas tus herramientas, incluidos tu CRM y tu centro de llamadas. Los teléfonos convencionales no se integran con tu pila tecnológica, eso significa que las conversaciones pueden quedar aisladas y ser más difíciles de acceder para tu equipo.
Por ejemplo, los servicios de telefonía virtual tienen la ventaja de que se integran con aplicaciones como Slack, Gong y correo electrónico. Estas integraciones ayudan a tu empresa a ahorrar tiempo y dinero, a la vez que disminuyes el trabajo manual para tu equipo.
Supongamos que almacenas los datos de tus clientes en Salesforce y quieres registrar información adicional para tu departamento de ventas. Al integrar tu servicio telefónico con tus aplicaciones, puedes registrar las llamadas automáticamente.
11. Escala junto con tu equipo
Los números virtuales no solo son fáciles de usar, también son fáciles de escalar. Con cada vez más equipos que operan en entornos remotos, puedes configurar fácilmente nuevos números virtuales sin preocuparte por enviar teléfonos de escritorio a ubicaciones lejanas.
También es posible que necesites más números de teléfono a medida que tu empresa crece. Tu equipo de ventas necesita hacer llamadas salientes a los prospectos, mientras que los agentes de soporte al cliente deben trabajar con un número de teléfono unificado para recibir llamadas. Administrar todos estos números mediante un sistema telefónico virtual es muy sencillo.
¿Necesitas agregar más usuarios? Simplemente entra en tu configuración y agrega nuevos miembros al equipo según sea necesario. Es así de sencillo escalar a medida que crece tu empresa.
Con OpenPhone, cada nuevo miembro de tu plan obtiene un número local o gratuito sin costo. Eso significa que es muy sencillo escalar tu empresa sin gastar más hasta que estés listo.
5 funciones clave que debes esperar al obtener un número de teléfono virtual
Actualmente, hay muchos servicios de números de teléfono virtuales disponibles. Los servicios gratuitos, como Google Voice, y los que tienen opciones de pago, como OpenPhone, ayudan a las empresas a obtener los servicios telefónicos que necesitan.
Al investigar sobre servicios de teléfonos virtuales, asegúrate de que ofrezcan las cinco funciones siguientes:
1. Soporte para IVR y extensiones individuales
Según el tamaño de tu empresa, es probable que necesites un asistente automático para desviar llamadas. Si bien puedes incluir varios números de teléfono en tu sitio web, un asistente automático podría facilitarte la vida. Así, podrás compartir un número de teléfono principal para comunicarte con cualquier empleado que trabaje en tu empresa.
Con un IVR, tus empleados podrán administrar sus propios números de teléfono empresariales mediante una extensión para que no necesiten hacer públicos sus números privados.
2. Mensajería de texto (SMS y MMS)
Muchas empresas utilizan los SMS como canal de comunicación con el cliente. Aunque no han reemplazado al correo electrónico y a las llamadas telefónicas como el canal de soporte principal, vale la pena notar que hay gran aumento en el soporte vía SMS cada año. Con un número de teléfono virtual, podrás enviar mensajes de texto a tus clientes y apoyarlos en lo que necesiten.
3. Correo de voz a texto
En vez de tener que reproducir una grabación varias veces para obtener información, la mayoría de los servicios de telefonía virtual incluyen transcripciones de los correos de voz. Con OpenPhone, incluso podrás enviártelas mediante texto, correo electrónico o Slack.
4. Números de teléfono empresariales individuales y compartidos
Tal como se mencionó anteriormente, los números compartidos son geniales para los equipos de soporte al cliente. También puedes usar números compartidos si un empleado no está disponible y otra persona necesita responder en su nombre.
Digamos que tu compañero de equipo también tiene un número empresarial individual. Cada usuario que esté en tu plan de OpenPhone obtendrá un número de teléfono gratuito y tendrá acceso a varios números, lo cual le dará a tu equipo la flexibilidad que necesita.
5. Grabación de llamadas
¿Necesitas grabar llamadas para asegurarte de que tu equipo ofrece una gran experiencia, o para tener un rastro claro de las comunicaciones en caso de que surja una disputa? Con un número de teléfono virtual, podrás grabar las llamadas de los clientes o del área de ventas y más con un solo clic. Algunos sistemas telefónicos incluso permiten grabar todas las llamadas automáticamente. Los beneficios de grabar las llamadas incluyen:
- Entrenamiento para los representantes de ventas o agentes de soporte al cliente
- Grabación de llamadas sobre el descubrimiento de clientes para mejorar tus productos, aplicaciones o servicios
- Mantener registros de las reuniones con los clientes para proporcionar actualizaciones y resolver cualquier duda si surgen malentendidos
La grabación de las llamadas es importante para la salud general de tu empresa porque puedes utilizar las grabaciones para descubrir qué está funcionando y qué puedes mejorar. ¡Solo asegúrate de grabar legalmente las llamadas telefónicas!
Cómo funcionan los números de teléfono virtuales
No necesitas comprar ningún hardware secundario para obtener un número de teléfono virtual. En vez de ello, simplemente inicias sesión en la plataforma del proveedor para enviar y recibir mensajes a gran escala.
Una vez que marques el número al que deseas comunicarte, tu proveedor de número virtual enviará los datos de voz o texto mediante tu conexión a Internet. Eso significa que podrás recibir llamadas en cualquier dispositivo, ya sea smartphones, laptops o computadoras de escritorio, sin tener que pagar un plan de datos móviles.
Con un sistema de teléfono virtual, también podrás obtener números locales con la mayoría de los códigos de área. Por ejemplo, si tu empresa opera en San Francisco pero tienes clientes en Nueva York, podrás obtener un código de área local en San Francisco (415) y también un número de Nueva York (917). Eso puede ayudarte a establecer una presencia local en cualquier mercado en el que trabajes.
También puedes obtener números gratuitos o personalizados. Con los números gratuitos, las personas que llamen desde cualquier parte de Estados Unidos o Canadá podrán comunicarse con tu empresa sin pagar tarifas de larga distancia.
Los números personalizados son geniales si estás buscando un número que tus clientes puedan recordar fácilmente. Por ejemplo, 1-800-FLOWERS es descriptivo y muy fácil de recordar.
Obtener un número local o gratuito es muy sencillo. Primero, regístrate para obtener una prueba gratuita de OpenPhone y selecciona un número. Una vez que confirmes que OpenPhone es adecuado para tu equipo, podrás transferir cualquier número existente en los Estados Unidos o Canadá, o un número gratuito de Norteamérica sin costo.
OpenPhone: El servicio de telefonía virtual para negocios modernos
Miles de empresas confían en el servicio de telefonía virtual de OpenPhone. Con OpenPhone, puedes hacer llamadas ilimitadas a todo el mundo para ayudar a tus clientes, miembros del equipo y clientes. OpenPhone está disponible en tu teléfono móvil (mediante las aplicaciones para iOS y Android) y en tu computadora (en las aplicaciones web y de escritorio).
OpenPhone ofrece muchas funciones necesarias para los sistemas telefónicos empresariales, incluyendo:
- Números locales y gratuitos
- Portabilidad de números
- Saludos personalizados (para correo de voz y menús de opciones telefónicas)
- Grabación automática de llamadas
- Reenvío de llamadas
- Identificador de llamadas
- Funciona para llamadas en Norteamérica e internacionales
- Calidad de audio cristalina
- Permite establecer horarios laborales
- Varios números de teléfono vinculados a una cuenta
Comienza hoy mismo con una prueba gratuita de OpenPhone.
Preguntas frecuentes sobre los números de teléfono virtual
A las empresas les gusta usar Google Voice como un servicio de teléfono virtual gratuito, pero tiene limitaciones. Estas incluyen cero soporte al cliente, no incluye números gratuitos, no está disponible en Canadá y no permite establecer horarios laborales. Google Voice está destinado más para uso personal.
Por suerte, hay alternativas a Google Voice que ofrecen las funciones empresariales que necesitas.
¡Sí! La mayoría de los proveedores de números de teléfono virtual te permiten portar tu número a su plataforma. Algunos proveedores cobran una tarifa de portabilidad para transferir tu número.
Sin embargo, puedes transferir a OpenPhone cualquier número de teléfono de los Estados Unidos Canadá o Norteamérica de manera gratuita.
Puedes utilizar números de teléfono virtuales en la mayoría de las tabletas, smartphones, laptops y computadoras de escritorio. Siempre y cuando tengas una conexión a Internet, deberías poder usar un número de teléfono virtual.
No necesitas comprar hardware adicional, como teléfonos de escritorio habilitados para VoIP, para obtener un número de teléfono virtual.
Sí, pero si eso es posible depende del servicio de teléfono virtual que uses. Por ejemplo, OpenPhone te permite crear una agenda con tus contactos de negocios para ayudar a mantener todo organizado de manera ordenada.
Sí. Muchos servicios ofrecen números de teléfono virtuales de los Estados Unidos que puedes obtener en línea. Puedes obtener números de teléfono locales para cualquier ciudad y estado en los Estados Unidos además de tu número personal existente. Puedes usar tu número de teléfono virtual mediante una aplicación móvil en tu celular y/o en tu computadora (OpenPhone está disponible en ambas). Después, puedes usar tu conexión a Internet para hacer y recibir llamadas y mensajes de texto. Solo ten en cuenta que debido a que las grandes compañías de teléfonos móviles buscan disminuir el spam que reciben sus clientes, necesitarás proporcionar una identificación fiscal de la empresa si estás fuera de los Estados Unidos y deseas enviar mensajes de texto desde la mayoría de los servicios de telefonía virtual.
La mayoría de los servicios de sistemas de teléfonos virtuales ofrecen una prueba gratuita para que puedas ver si su sistema es adecuado para ti. OpenPhone ofrece una prueba gratuita de siete días para que puedas probar nuestra plataforma con un número de teléfono de manera rápida y sencilla junto con otros miembros de tu equipo.
Puedes obtener números de teléfono tradicionales de proveedores de telefonía fija y móvil. Usualmente, solo puedes seleccionar un número de teléfono basado en el área en la que te encuentras.
Con los números de teléfono virtuales, puedes obtener un número de teléfono en cualquier código de área (siempre y cuando tu proveedor soporte la región). También puedes acceder fácilmente a números de teléfono virtuales desde cualquier ubicación que tenga una conexión WiFi.
Sí, puedes enviar y recibir llamadas con un número de teléfono virtual. Las mejores plataformas también te ayudan a enviar mensajes de texto, configurar respuestas automáticas, crear menús telefónicos para un desvío más eficiente de las llamadas y más.
Hay tres desventajas principales en los números de teléfono virtual:
– No hay funciones fuera de línea: Dado que los números de teléfono virtuales utilizan WiFi para habilitar los mensajes, necesitas una conexión a Internet para hacer o recibir llamadas y mensajes de texto.
– Posibilidad de sufrir latencia: Tu número de teléfono virtual funciona de manera tan eficaz como tu conexión a Internet, lo cual significa que una mala conexión puede afectar negativamente la calidad de las llamadas.
– No hay servicios de emergencia integrados: No puedes hacer llamadas de emergencia con números virtuales.
Para obtener un número de teléfono en tu PC, regístrate en un servicio de teléfono virtual como OpenPhone. Durante el proceso de registro, puedes elegir el número de teléfono que prefieras. Una vez que tu cuenta esté verificada, puedes usar la aplicación web o de escritorio para hacer y recibir llamadas y mensajes de texto directamente desde tu PC, todo lo que necesitas es una conexión a Internet.
Un número de teléfono por Internet, también conocido como número de teléfono virtual, es un número que no está vinculado a una línea telefónica o dispositivo específico. En en vez de ello, utiliza la tecnología de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) para desviar llamadas mediante Internet. Eso te permite hacer y recibir llamadas desde cualquier lugar, siempre y cuándo tengas una conexión a Internet.
Un número móvil virtual, también conocido como número de teléfono virtual, es un número de teléfono que no tiene asociada directamente una línea telefónica. Se puede utilizar para enviar y recibir llamadas y mensajes. Estos números no están vinculados a un dispositivo o ubicación específica, de modo que proporcionan flexibilidad y movilidad. Pueden utilizarse en cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet, como un smartphone o una computadora.
