Los 14 mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas en el 2024

Si buscas un sistema telefónico empresarial, sabes que hay docenas de opciones, todas con varias funciones y beneficios. Puede ser increíblemente difícil clasificar las posibilidades para encontrar el ajuste perfecto para tu empresa.

Pero tenemos buenas noticias, ¡hicimos el trabajo difícil por ti! Esta guía cubre en profundidad los 14 mejores sistemas telefónicos empresariales y te mostrará por qué OpenPhone es la mejor opción para pequeñas empresas.

Aquí te proporcionamos un resumen de los mejores sistemas telefónicos empresariales:

1. OpenPhone: El mejor sistema telefónico para pequeñas empresas
2. Google Voice: El mejor para equipos que solo usan herramientas de Google
3. Dialpad: El mejor para administrar centros de llamadas
4. Ooma: El mejor para equipos que necesitan difusión con altavoces
5. Vonage: La mejor solución con una oferta de API
6. Grasshopper: La mejor solución para extensiones con varios dígitos
7. Sideline: El mejor si solo necesitas un número adicional
8. Nextiva: El mejor para equipos que usan productos de Microsoft
9. Aircall: El mejor para centros de llamadas globales
10. 8×8: El mejor para centros de llamadas
11. GoTo Connect: El mejor software con enlace de conferencias
12. Phone.com: El mejor para cumplir los requisitos de la HIPAA
13. Zoom Phone: El mejor para grandes eventos de la industria
14. RingCentral:  El mejor servicio con opciones para rentar teléfonos de escritorio

Comparación entre sistemas telefónicos empresariales: Los 14 mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas comparados entre sí

Aquí te proporcionamos información para comparar cada proveedor:

Provider	Starting price	Unlimited calling to US & Canada	SMS/MMS to US & Canada	Shared phone numbers	Additional phone numbers
OpenPhone	$15 per month	✓	✓	✓	$5 per number per month
Google Voice	$16 per month	US customers only	US customers only	Requires upgrade (ring groups only)	X
Dialpad	$15 per month	✓	US & Canadian customers only	✓	Requires upgrade
Ooma	$19.95 per month	✓	Requires upgrade	✓	$9.95 per number per month
Vonage	$19.99 per month (contract required)	✓	Local US and Canadian numbers only	Requires upgrade or $4.99 add-on	$14.99 per number per month
Grasshopper	Starts at $28 per month	✓	Local numbers only	X	$10 per number per month
Sideline	Starts at $10.84 per month	Unlimited in US only	X	X	X
Nextiva	$23.95 per month	✓	Requires upgrade	✓	Requires the purchase of an additional user seat
Aircall	$30 per month	✓	SMS only	X	$6 per number per month
8x8	$15 per month	✓	X	✓	$5 per number per month
GoTo Connect	$24 per month	X	US & Canadian customers only	✓ (up to 8 phones)	$5 per number per month
Phone.com	$12.74 per month	Requires upgrade	Requires upgrade	$5 per month	$4.99 per number per month
Zoom Phone	$10 per month	Unlimited inbound with upgrade	US & Canadian numbers only	Shared appearance only	$5 per number per month
RingCentral	$19.99 per month	✓	✓	✓	$4.99 per number per month

Desglose de los mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas

Invertir en un sistema telefónico empresarial es esencial para construir relaciones sólidas con los clientes, proporcionar un excelente servicio al cliente y hacer crecer tu empresa. Aquí te mostramos 14 de los mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas para:

1. OpenPhone: El mejor sistema telefónico empresarial para pequeñas empresas

*Casi todos los números de teléfono virtuales tienen este problema. Por razones de seguridad, empresas como Facebook, Uber y Google rara vez permiten autenticar sus cuentas mediante un número de teléfono virtual.

OpenPhone es un sólido sistema VoIP con funciones modernas que pueden crecer junto con tu empresa. Con muchas funciones de automatización, incluyendo menú telefónico y respuestas automáticas a mensajes de texto, e integraciones con tus aplicaciones empresariales favoritas, OpenPhone garantiza que nunca te sentirás solo al administrar tus comunicaciones, incluso si eres un emprendedor en solitario.

Lo mejor de todo es que puedes llamar y enviar mensajes fácilmente con OpenPhone en tu computadora, smartphone o tablet. 

A medida que tu empresa crezca, puedes aumentar el número de usuarios de tu cuenta en cualquier momento. Cada usuario puede tener su propio número de los Estados Unidos Canadá o gratuito, lo que te permitirá ampliar tu empresa en toda Norteamérica, o compartir números con tus compañeros de equipo para administrar las llamadas y mensajes de texto. Las también es muy fácil colaborar ya que los compañeros de equipo pueden agregar notas específicas en los contactos. Además, pueden iniciar hilos internos para trabajar juntos en la comunicación externa y asignar tareas. 

No te preocupes por tener que esperar en línea (escuchando una horrible música) o visitar una tienda para activar tu sistema telefónico empresarial. Con OpenPhone, puedes empezar a trabajar en menos de 15 minutos. Prueba OpenPhone por siete días al registrarte a nuestra prueba gratuita.

Funciones clave de OpenPhone

• Llamadas y mensajes de texto gratuitos en los Estados Unidos y Canadá
• Tarifas internacionales económicas
• Aplicaciones para escritorio, web y móviles
• Números de teléfono compartidos
• Grabación de llamadas
• Configuración de horarios laborales
• Transcripciones de correos de voz
• Asistente automático (IVR)
• Automatización de mensajes de texto (fragmentos y respuestas automáticas)
• Resúmenes de llamadas generados con IA, transcripciones y elementos de acción
• Respuestas sugeridas por IA para mensajes de texto
• Integraciones con aplicaciones empresariales (Slack, Zapier, Google Contacts y correos electrónicos estándar)

Precios de OpenPhone

• Starter: $15 por usuario al mes
• Business: $23 por usuario al mes para acceder a llamadas grupales, transferencias de llamadas, integraciones con HubSpot y Salesforce, transcripciones mediante IA y más
• Enterprise: Precios personalizados para un plan personalizado que permite acceder a soporte prioritario, administradores de cuenta dedicados y más

2. Google Voice: El mejor para equipos que prefieren usar herramientas de Google

Google Voice for Google Workspace es un sistema telefónico popular para pequeñas empresas que ya usan productos como Gmail y Google Docs. Cubre una gran variedad de necesidades para empresas en crecimiento, como transcripciones de correos de voz y llamadas ilimitadas a los Estados Unidos.

Sin embargo, sin números gratuitos ni funciones de grabación de llamadas para cuentas empresariales, Google Voice puede dificultar la ampliación de tu empresa y la capacitación de tu equipo a gran escala. Otra gran desventaja de Google Voice es que solo se integra con otras aplicaciones de Google Workspace, y eso lo vuelve complicado de usar si dependes de otras herramientas de comunicación populares.

Funciones clave de Google Voice

• Llamadas ilimitadas gratuitas a los Estados Unidos desde cualquier lugar (y a Canadá desde los Estados Unidos)
• SMS en los Estados Unidos
• Aplicaciones móviles y web
• Transcripciones de correos de voz
• Operador automático (requiere actualización a un plan)
• Integraciones con Google Calendar y Google Meet

Precios de Google Voice

Google Voice incluye tres tipos de planes:

• Starter: $10 por usuario al mes
• Standard:. $20 por usuario al mes para desbloquear grabaciones de llamadas bajo demanda, grupos de tonos y menús telefónicos
• Premier:. $30 por usuario al mes para desbloquear grabaciones automáticas de llamadas e informes avanzados

3. Dialpad: El mejor para administrar centros de llamadas

Dialpad es una solución telefónica empresarial impulsada por IA que ofrece muchas funciones modernas, como números de teléfono compartidos e integraciones de aplicaciones empresariales. Incluso puede avisarte cuando los miembros de tu equipo están hablando demasiado rápido o lento.

Sin embargo, Dialpad puede costar más de lo que inicialmente parece. Dialpad cobra a los clientes que desean hacer la portabilidad de hacer la portabilidad de más de un número al sistema y requiere una actualización a un plan para que los usuarios accedan a más de un número por usuario.

Muchas funciones clave más, como el acceso a respuestas automáticas, las integraciones de Slack y Zapier y los SMS internacionales también están bloqueados en niveles superiores.

Funciones principales de Dialpad

• Llamadas gratuitas en los Estados Unidos y Canadá
• Aplicaciones de escritorio y móviles, y extensión para Chrome
• Números de teléfono compartidos
• Transcripciones de correos de voz
• Integraciones de aplicaciones de negocios (requiere actualización a un plan, excepto para Google Workspace y Microsoft Office 365)
• Entrenamiento en velocidad

Precios de Dialpad

Los precios de Dialpad cambian frecuentemente. Sin embargo, así es como se desglosan actualmente sus planes:

• Standard: $15 por usuario al mes
• Pro: $25 por usuario al mes para números locales o internacionales adicionales, mensajes SMS internacionales y acceso a la API abierta y webhooks
• Enterprise: Obtén una cotización personalizada para grupos de tonos ilimitados, ubicaciones de oficinas ilimitadas y 100% del tiempo de actividad (mínimo 100 licencias de usuario)

4. Ooma: El mejor para equipos que necesitan difusión con altavoces

Ooma ofrece un sistema telefónico con opciones residenciales y empresariales. Sus planes para pequeñas empresas (bajo la marca Ooma Office) incluyen muchas campanas y silbatos, y probablemente pagues funciones adicionales que tu equipo no necesita. Tampoco obtendrás transcripciones de los mensajes de voz ni otras funciones clave a menos que actualices a un plan.

En resumen: Como proveedor de servicios telefónicos empresariales, Ooma carece de muchas funciones necesarias, a la vez que incluye servicios como la difusión con altavoces que pocas pequeñas empresas realmente necesitan.

Funciones clave de Ooma

• Llamadas gratuitas en los Estados Unidos, Canadá y México
• Mensajes de texto (solo SMS) en los Estados Unidos y Canadá
• Transcripciones de mensajes de voz (requiere actualización a un plan)
• Grupos de tonos
• Grabación de llamadas (requiere actualización a un plan)
• Asistente automático

Precios de Ooma

Ooma cuenta con tres planes de precios para pequeñas empresas:

• Essentials: $19.95 por usuario al mes
• Pro: $24.95 por usuario al mes para desbloquear mensajes de texto, transcripciones de mensajes de voz, grabación de llamadas y la aplicación de escritorio de Ooma
• Pro Plus: $29.95 por usuario al mes para la integración de Salesforce de Ooma, escritorio compartido y la integración con Microsoft Dynamics 365

5. Vonage: La mejor solución que ofrece una API

Vonage es un proveedor de servicios VoIP empresariales heredado muy conocido pero bastante desactualizado en comparación con opciones modernas como OpenPhone y Dialpad. Su plan básico ofrece algunas funciones integradas y requiere actualizaciones para elementos esenciales modernos, como las funciones de Asistente automático y la integración con CRM. 

Aunque Vonage ofrece aplicaciones de escritorio, web y móviles, lo cual es ideal para empresas remotas, no compensa la considerable cantidad de tarifas, como el costo de extensiones, números gratuitos y gastos adicionales por funciones que son estándar en otros sistemas telefónicos remotos.

Funciones clave de Vonage

• Mensajes ilimitados entre el equipo gratuitos
• Aplicaciones para escritorio, web y móviles
• Grabación de llamadas (requiere actualización a un plan)
• Transcripciones de correos de voz (se requiere una actualización a un plan o un complemento)
• Operador automático (requiere actualización a un plan)
• Integración telefónica con CRM (requiere actualización a un plan)

Precios de Vonage

Los precios de Vonage para sus planes base dependen del tamaño de tu equipo, en donde los equipos más pequeños pagan más por usuario. Esto es lo que pagarían los equipos que tienen entre 1 y 4 usuarios:

• Mobile: $19.99 por línea al mes para obtener mensajes ilimitados en el equipo, acceso a las aplicaciones móviles y de escritorio, y el Centro de aplicaciones de Vonage (que incluye 20 integraciones)
• Premium: $29.99 por línea al mes para obtener reuniones de video ilimitadas hasta con 100 participantes, contestadores automáticos multinivel e integraciones con teléfonos de escritorio IP (incluyendo Cisco y marcas similares)
• Advanced: $39.99 por línea al mes para correos de voz visuales, llamadas grupales y grabación de llamadas (15 horas bajo demanda)

Más información sobre la comparación entre OpenPhone y Vonage.

6. Grasshopper: La mejor solución para extensiones con varios dígitos

Comercializado como un sistema telefónico para pequeñas empresas, Grasshopper ofrece un modelo de precios poco usual en todos sus planes. Cada usuario puede acceder al 100% de las funciones disponibles de Grasshopper, y los planes de nivel superior simplemente les permiten acceder a números de teléfono y extensiones adicionales. Sin embargo, hasta su plan de nivel superior solo está diseñado para un equipo de cinco personas, eso significa que pronto tendrás que cambiar a otro proveedor a medida que crezcas o pagar mucho más. Además, aunque pagues una versión premium para acceder a todas las funciones de Grasshopper, aún así no cubrirás las necesidades clave del empresa como integraciones o números compartidos, ya que Grasshopper es un proveedor bastante obsoleto.

Funciones clave de Grasshopper

• Llamadas y mensajes de texto gratuitos en Canadá y los Estados Unidos continentales (no incluye Alaska ni Hawái)
• Aplicaciones de escritorio y móviles
• Transcripciones de correos de voz
• Saludos personalizados
• Fax virtual

Precios de Grasshopper

Los planes de Grasshopper son diferentes a la mayoría de los otros sistemas telefónicos para pequeñas empresas. En vez de cobrar por usuario, pagas según la cantidad de números de teléfono que necesitas:

• Solo: $28 al mes (un número de teléfono, tres extensiones)
• Partner: $46 al mes (tres números de teléfono, seis extensiones)
• Small Business: $80 al mes (cinco números de teléfono, extensiones ilimitadas)

7. Sideline: El mejor si solo necesitas un número adicional

Sideline es un servicio de telefonía virtual que te permite hacer llamadas mediante tu teléfono, pero es la única opción en la lista que no es una verdadera aplicación VoIP virtual. 

Ya sea que marques el número de tu cliente o recibas una llamada, Sideline usa tu servicio celular, eso significa que de todas maneras tendrás que pagar un plan de telefonía tradicional además del plan de Sideline.

En el plan básico de Sideline, obtendrás principalmente funciones de mensajería empresarial, como respuestas automáticas. Pero a medida que observes los planes de nivel superior de Sideline, verás que, sin importar cuánto actualices a un plan, Sideline podría no ser una buena opción a medida que tu empresa crece, ya que te faltarían integraciones, grabaciones de llamadas y números compartidos al utilizar su plataforma. 

Funciones clave de Sideline

• Llamadas y mensajes gratis en los Estados Unidos
• Aplicaciones web y móviles
• Números de teléfono compartidos (con el plan Team Number)
• Configuración de horarios de trabajo (requiere actualización a un plan)
• Transcripciones de correos de voz
• Respuestas automáticas a los mensajes

Precios de Sideline

Los planes de Sideline están ocultos en su centro de soporte. A continuación te mostramos cuánto cuesta cada plan:

• Standard: $10.84 al mes, facturados anualmente para acceder a llamadas y mensajes gratuitos a los Estados Unidos, respuestas automáticas, correo de voz a texto, mensajes grupales y portabilidad de números
• Enterprise: $14.49 por línea al mes para acceder a llamadas internacionales y funciones de asistente automático

Comparación de Sideline vs. OpenPhone

8. Nextiva: El mejor para equipos que usan productos de Microsoft

Nextiva es un proveedor de servicios VoIP popular que utilizan muchas empresas reconocidas. Sin embargo, como pequeña empresa, es posible que pagues tarifas más altas por usuario que un equipo a gran escala. 

Aunque Nextiva ofrece de manera única funciones de videoconferencia con funciones para compartir pantalla en todos los planes, las funciones del teléfono empresarial son un poco mediocres sin las actualizaciones. Un plan básico (que cuesta $23.95 por usuario al mes para equipos con menos de cuatro personas) que ni siquiera ofrece SMS o MMS, lo que hace que muchas pequeñas empresas busquen alternativas a Nextiva.

Funciones clave de Nextiva

• Llamadas y videollamadas gratuitas en los Estados Unidos y Canadá
• Mensajes de texto móviles (requiere actualización a un plan)
• Aplicaciones para escritorio, web y móviles
• Transcripciones de correos de voz
• Asistente automático (IVR)
• Integraciones con aplicaciones empresariales (requiere actualización a un plan excepto para Outlook y Google Contacts)

Precios de Nextiva

Al igual que con Vonage, los precios de Nextiva por usuario dependen del tamaño de tu equipo. Y los equipos más pequeños pagan más. Los equipos de 1-4 usuarios pagan: 

• Essentials Plan: $18.95-$23.95 por usuario al mes para obtener llamadas de voz y video ilimitadas, integraciones con Outlook y Google, y grabaciones de videoconferencias
• Professional Plan: $22.95-$27.95 por usuario al mes para desbloquear el uso compartido de pantalla, SMS y MMS, llamadas ilimitadas en conferencias con 40 participantes e integraciones con Salesforce/HubSpot
• Enterprise Plan: $32.95-$37.95 por usuario al mes para acceder a grabaciones de llamadas, transcripciones de correos de voz y grabaciones ilimitadas de videoconferencias

9. Aircall: El mejor para centros de llamadas globales

Aircall es una solución que ofrece un centro de llamadas en la nube disponible en más de 100 países. Los usuarios de Aircall pueden integrar más de 100 herramientas empresariales, incluidas Salesforce, HubSpot, Zendesk, Gorgias y más.

Aunque Aircall está disponible en varios países, tiene muchas limitaciones para enviar mensajes de texto. Por ejemplo, si tienes un número de los Estados Unidos no es posible enviar mensajes de texto internacionalmente más allá de los Estados Unidos y Canadá. Tampoco puedes enviar imágenes ni otros archivos. Y si tienes un menú telefónico activado, no puedes enviar mensajes de texto desde ese número.

Funciones clave de Aircall

• Desvío de llamadas
• Asistente automático (IVR)
• SMS
• Números de teléfono gratuitos
• Grabación de llamadas
• Integraciones con CRM

Precios de Aircall

• Essentials: $30 por usuario al mes para obtener 4,000 mensajes SMS por usuario al mes, hasta un año de almacenamiento de grabaciones de llamadas y un máximo de tres equipos por cuenta (para un mínimo de tres usuarios)
• Professional: $50 por usuario al mes para tener acceso a API y webhooks, almacenamiento ilimitado de grabaciones de llamadas y hasta seis meses de análisis avanzados (para un mínimo de tres usuarios)
• Personalizado: Llama si quieres obtener una cotización para el soporte de desarrolladores de API, llamadas internacionales salientes ‘ilimitadas’ y soporte prioritario al cliente (para un mínimo de 10 usuarios)

10. 8×8: El mejor para centros de llamadas

8×8 es una plataforma de comunicaciones que ofrece tres planes de precios principales, aunque también puedes actualizar a un plan superior para acceder a una solución del centro de contacto a nivel empresarial. Con un plan básico, puedes obtener funciones clave como el asistente automático. Sin embargo, aunque puedas obtener acceso a videollamadas ilimitadas, es posible que 8×8 omita funciones básicas como mensajes grupales y almacenamiento ilimitado de grabaciones de las llamadas.

Funciones clave de 8×8

• Llamadas y videollamadas ilimitadas gratuitas en los Estados Unidos y Canadá (más países al actualizar a un plan)
• Mensajes de texto a los Estados Unidos y Canadá o desde cualquier país (sin mensajes grupales)
• Aplicaciones para escritorio, web y móviles
• Transcripciones de correos de voz
• Asistente automático (IVR)
• Integraciones de aplicaciones empresariales (incluyendo Microsoft Teams, HubSpot y Salesforce)

Precios de 8×8

8×8 cuenta con varias opciones de planes. A continuación se muestran los planes que las pequeñas empresas utilizan con más frecuencia:

• X2: $24 por usuario al mes para obtener llamadas de voz a 14 países, soporte para SMS y MMS, y reuniones en vivo mediante YouTube.
• X4: $44 por usuario al mes para acceder a llamadas de voz a 48 países, almacenamiento de grabaciones de llamadas por 130 días y análisis de supervisores

11. GoTo Connect: El mejor software con enlace de conferencias

GoTo Connect tiene como objetivo consolidar la comunicación interna y externa de las empresas en una sola plataforma, ofreciendo a los clientes un sistema telefónico VoIP y para reuniones virtuales. GoTo Connect incluye algunas funciones sólidas para empresas (como los grupos de tonos y las integraciones con Zoho y Zendesk), pero también puede ser difícil configurarlo. La mensajería de texto debe activarse manualmente, y los minutos gratuitos pueden volverse costosos rápidamente, a $0.03/minuto, a menos que actualices al plan de mayor nivel de GoTo Connect ($29 por usuario al mes o más).

Funciones clave de GoTo Connect

• Mensajería SMS y MMS (requiere activación, disponible solo para clientes de los Estados Unidos y Canadá)
• Extensiones ilimitadas
• Integraciones con Google Workspace y Microsoft Outlook
• Llamadas en conferencias
• Integraciones con Zoho, Zendesk y Salesforce (requiere actualización a un plan)
• Menús telefónicos (requiere actualización a un plan)
• Grupos de tonos (requiere actualización a un plan para configurar más de un grupo)
• Llamadas internacionales gratuitas a más de 50 países (requiere actualización a un plan)

Precios de GoTo Connect

El precio de GoTo Connect por usuario depende del tamaño de tu equipo. Los siguientes precios son para equipos de dos a diez usuarios:

• Basic: $24 por usuario al mes (se permite un máximo de 20 usuarios en este plan)
• Standard: $29 por usuario al mes para acceder a grabaciones de llamadas, difusión con altavoces, 1000 minutos gratuitos a números 800 y llamadas internacionales gratuitas a más de 50 países

12. Phone.com: El mejor para cumplir los requisitos de la HIPAA

Phone.com ofrece a sus clientes un sistema telefónico empresarial VoIP básico y accesible que cumple los estándares de HIPAA. Sus planes incluyen funciones como buzón de voz por correo electrónico, desvío de llamadas, videoconferencias y conferencias telefónicas. 

Para una pequeña empresa, estas funciones pueden ser suficientes. Sin embargo, si tienes varios usuarios, todas las llamadas y mensajes de texto se redirigen a buzones de entrada separados. Eso puede impedir que los equipos ofrezcan una experiencia cohesiva al cliente.

Muchas de las funciones de Phone.com también tienen un costo adicional, por ejemplo, usuarios que necesitan pagar tarifas adicionales (o pagar un plan mejorado) para acceder a funciones clave como números compartidos, grabaciones de llamadas y transcripciones de buzones de voz.

Funciones clave de Phone.com

• Llamadas ilimitadas (requiere actualización a un plan)
• Mensajes SMS (requiere actualización a un plan)
• Llamadas de emergencia al 911 (mediante la aplicación móvil)
• Llamadas en conferencias
• Registros de llamadas
• Números telefónicos compartidos ($5 al mes)
• Transcripciones de correos de voz (requiere actualización a un plan)
• Grabaciones de llamadas ($8 al mes o actualización a Pro)
• Integraciones con CRM (requiere actualización a un plan)

Precios de Phone.com

Phone.com permite a los equipos combinar planes entre los usuarios, según las necesidades de cada uno. Sin embargo, hay algo que se debe tener en cuenta: usar el plan básico puede generar tarifas adicionales, ya que hay un límite en el total de minutos y mensajes de texto (que se comparten entre los usuarios). 

• Usuarios del plan Basic: $12.74 por usuario al mes para acceder a 50 funciones estándar de voz, incluyendo transferencia de llamadas, filtro de llamadas e identificador de llamadas, portabilidad de números, asistente automático y más
• Usuarios Plus: $18.69 por usuario al mes para desbloquear llamadas ilimitadas, transcripciones de buzón de voz, videoconferencias compatibles con HIPAA y compatibilidad con teléfono de escritorio
• Usuarios Pro: $27.19 por usuario al mes para acceder a integraciones con CRM, análisis de llamadas y grabación de llamadas gratuita

13. Zoom Phone: El mejor para grandes eventos de la industria

Tal vez Zoom es más conocido por su plataforma de reuniones en línea, pero en el 2019, la compañía incursionó en el ámbito de los teléfonos VoIP. 

Para organizaciones empresariales, sus planes ofrecen varias funciones, como transcripciones de buzón de voz, números de teléfono compartidos, grabaciones de llamadas y transferencias a una reunión de Zoom.

Aunque las funciones para empresas son sólidas, se necesita mucho trabajo administrativo para preparar a tu equipo y ponerlo en marcha con Zoom Phone, y es excesivo para pequeñas empresas.

Además, aunque puedes enviar mensajes de texto a los Estados Unidos y Canadá, el envío de mensajes de texto con Zoom no admite videos y documentos. Tampoco podrás ahorrar tiempo enviando ningún tipo de mensajes de texto repetitivos, a menos que pagues a un desarrollador para que te ayude a configurarlo usando su API. 

Funciones clave de Zoom Phone

• Aplicaciones de escritorio y móviles
• Llamadas salientes ilimitadas (requiere actualización a un plan)
• Transferencias de llamadas
• Reenvío de llamadas
• Transcripciones de correos de voz
• Grabación de llamadas
• Llamadas en escucha
• Números de teléfono compartidos
• Integraciones con Salesforce y Slack
• Análisis e informes (requiere un complemento que cuesta $300 al año)

Precios de Zoom Phone

Los planes de Zoom tienen lo precios más complicados. Además de una media docena de posibles tarifas adicionales, puedes elegir entre los siguientes planes para Zoom Phone:

• Servicio medido en los Estados Unidos y Canadá (pago por uso): $10 al mes por usuario
• Ilimitado en los Estados Unidos y Canadá (llamadas regionales Ilimitadas): $15 por usuario al mes
• Pro Global Select: $20 por usuario al mes 

Los tres planes ofrecen las mismas funciones a los clientes. La única diferencia entre ellos es su facturación para llamadas nacionales e internacionales. 

• El plan de servicio medido para los Estados Unidos y Canadá cobra a las empresas por todos los minutos salientes. 
• El plan ilimitado para los Estados Unidos y Canadá ofrece llamadas ilimitadas en los Estados Unidos y Canadá.
• El plan Pro Global Select ofrece llamadas nacionales ilimitadas en más de 40 países y territorios compatibles.

Los teléfonos de Zoom también se pueden complementar con sus soluciones para videollamadas.

14. RingCentral: El mejor servicio con opciones para rentar teléfonos de escritorio

RingCentral ha estado en funcionamiento desde 1999, y su producto MVP proporciona números empresariales y gratuitos. Aunque RingCentral es un proveedor de VoIP popular, muchas de sus funciones clave, como integraciones, grabaciones de llamadas y almacenamiento adicional de archivos, están bloqueadas con planes de niveles superiores, lo que lo convierte en una solución más costosa. 

Si tu empresa usa frecuentemente mensajes de texto, también debes tener en cuenta que el plan Core de RingCentral solo incluye 25 mensajes de texto gratuitos por usuario al mes. Para enviar más, los usuarios deben actualizar a un plan de nivel superior o pagar tarifas adicionales. Finalmente, si deseas tener un historial de comunicación claro (en caso de que necesites hacer un seguimiento de un contacto meses después o si surge un conflicto legal), el almacenamiento de RingCentral puede ser un problema. RingCentral limita el número de mensajes de texto que los equipos pueden almacenar en la aplicación, y guarda solo 5,000 mensajes de texto por cada usuario. Después de eso, la comunicación anterior del cliente ya no será accesible. 

Funciones clave de RingCentral

• Llamadas nacionales ilimitadas en los Estados Unidos y Canadá
• Un número gratuito o de los Estados Unidos/Canadá por usuario
• Transcripciones de mensajes de voz (requiere actualización a un plan)
• Grabación de llamadas (requiere actualización a un plan)
• Integraciones con Slack, Microsoft 365, Salesforce, Zendesk y más (requiere actualización a un plan)
• Soporta reuniones de video

Precios de RingCentral

Los precios de RingCentral MVP incluyen tres planes:

• Core: $20 por usuario al mes (para un máximo de 20 usuarios)
• Advanced: $25 por usuario al mes para acceder a transcripciones de buzón de voz, grabaciones automáticas de llamadas e integraciones con CRM
• Ultra: $35 por usuario al mes para acceder a análisis de dispositivos, almacenamiento ilimitado y la opción de enviar 200 mensajes de texto por usuario al mes (aplican tarifas adicionales para enviar más mensajes)

10 funciones telefónicas que toda pequeña empresa necesita

Hay muchos proveedores en el ámbito de los sistemas telefónicos empresariales, desde los proveedores tradicionales hasta los recién llegados, y cada uno ofrece una variedad de funciones a diferentes precios. Algunos proveedores cobran una tarifa por funciones avanzadas que otros consideran estándar, mientras que otros proveedores ni siquiera las ofrecen.

Aquí te proporcionamos una lista de funciones que ofrecen los mejores sistemas telefónicos para pequeñas empresas. Úsala como lista de verificación mientras evalúas a los proveedores de servicios.

1.  Opción de tener varios números de teléfono

Los clientes valoran los códigos de área locales. Cuando los clientes ven un número local, tienes muchas probabilidades más de que contesten el teléfono o lean tus mensajes.

En OpenPhone, empresas como Billdr y Hubbard Realty Group dependen de números de teléfono empresariales con códigos de área locales para proporcionar a los clientes un número relevante al que puedan comunicarse en varias ciudades.

2. Desvío de llamadas

Con el desvío de llamadas, tus clientes recibirán atención incluso cuando no estás disponible para atender sus llamadas. 

Si estás ocupado, puedes desviar las llamadas al número de otro miembro del equipo, enviar una respuesta automática para informarle al cliente que le devolverás la llamada o compartir la responsabilidad de las llamadas entrantes mediante una llamada simultánea. 

Todas estas opciones son excelentes maneras de mantener a tus clientes comprometidos, en vez de dejarlos esperando eternamente a que contestes y sin poder comunicarse contigo.

3. Soluciones para la administración de llamadas que optimizan las comunicaciones

La administracióneficiente de las llamadas ahorrará tiempo a todo tu equipo. Los mejores sistemas de teléfono para pequeñas empresas ofrecen el servicio de asistente automático o IVR. Estos menús telefónicos virtuales automatizan el desvío de llamadas y permiten que quienes llaman elijan a dónde dirigirse, para que tú y tus empleados se enfoquen en sus tareas en vez de atender llamadas entrantes.

Las funciones de desvío de llamadas y la transferencia de llamadas también son ideales para la colaboración en equipo.

4. Grabación y resúmenes de las llamadas

La grabación de llamadas es una función esencial en un sistema telefónico para pequeñas empresas. Ayuda a entrenar eficazmente a los equipos de ventas y soporte. Al revisar las llamadas grabadas, los supervisores pueden proporcionar a los empleados comentarios específicos, y mejorar sus habilidades de comunicación y resolución de problemas. 

Además, las grabaciones de llamadas son un recurso valioso para ver el historial y las interacciones de un cliente con tu empresa. Con dicha información, los miembros de tu equipo pueden ofrecer una experiencia de servicio al cliente más personalizada y contextualizada.

Los resúmenes de las llamadas son una función relacionada con la grabación de las llamadas que puede hacer tus grabaciones aún más poderosas. Impulsados por IA, los resúmenes de las llamadas te ayudan a revisar tus grabaciones de un vistazo, para que tengas el contexto necesario y planifiques tus próximos pasos con un cliente o prospecto. 

5. Identificación de llamadas

Genera confianza al configurar una identificación de llamadas que muestre el nombre de tu empresa, incluso si el destinatario de la llamada no te tiene en su agenda. La identificación de llamadas generalmente no está disponible para números gratuitos o canadienses, pero debería estar disponible para números locales en los Estados Unidos.

6. Transcripciones de correos de voz

Contar con la transcripción automática de mensajes de voz puede parecer algo que deberían incluir la mayoría de las soluciones. Sin embargo, algunos sistemas telefónicos para pequeñas empresas requieren que actualices a un plan para obtener esta función. Las transcripciones de mensajes de voz se incluyen de manera estándar en cada plan de OpenPhone. Incluso puedes enviar el mensaje de voz a una bandeja de entrada de correo o canal de Slack cuando pierdes una llamada, lo cual te ahorrará mucho tiempo. Incluso si no puedes escuchar un mensaje de inmediato, podrás ver qué tan urgente es la devolución de una llamada.

7. SMS, MMS y mensajes automáticos

No siempre necesitas conversaciones telefónicas en tiempo real para hacer tus negocios. ¿No sería genial poder enviar mensajes de texto, fotos y videos o tener conversaciones tus con mensajes grupales? Los SMS y MMS son servicios esenciales en un mundo donde los consumidores envían 2.2 billones de mensajes de texto cada año. Si quieres contar con una estrategia de comunicación unificada para mejorar tus relaciones con los clientes, deberías dar prioridad a las funciones de SMS y MMS en tu servicio telefónico empresarial.

Para acelerar tu tiempo de respuesta en los mensajes, elige un sistema telefónico empresarial que ofrezca funciones de mensajes automáticos como fragmentos y respuestas automáticas.

8. Integraciones

Aprovecha las herramientas para pequeñas empresas que ya utilizas, como Slack, HubSpot, Salesforce y Zapier seleccionando un sistema telefónico que cuente con integraciones CRM y de flujos de trabajo. Estas integraciones pueden ayudarte a ahorrar tiempo al hacer tareas repetitivas y darte más contexto para dar seguimiento a las conversaciones fácilmente.

9. Números compartidos

Asegúrate de que algún miembro del equipo te cubra cuando estés ausente. Los números de teléfono compartidos, al igual que una bandeja de entrada de correos compartidos, garantizan que las llamadas y mensajes entrantes de los clientes y prospectos siempre sean atendidos.

Portabilidad de números de teléfono gratuita

Cambia de proveedor sin perder los números que tus clientes guardaron en sus teléfonos. Elige un proveedor de VoIP que haga la portabilidad de los números de teléfono de tu empresa de manera gratuita, ya sea que utilices un número local o unnúmero gratuito, y sin importar cuántos tengas, como OpenPhone.

Ahora que sabes qué funciones debes buscar, te mostraremos cómo puedes comparar diferentes proveedores de teléfonos para empresas y elegir el mejor según tus necesidades.

Cómo elegir el sistema de telefonía empresarial adecuado para tu pequeña empresa

Para algunas empresas, las llamadas internacionales costosas son un impedimento, mientras que para otras, la mensajería sin interrupciones es la prioridad número uno. Entonces, según tus necesidades únicas, ¿cómo puedes decidir cuál proveedor es el adecuado para ti?

Estos son los diferentes factores que influyen en la elección de un sistema telefónico empresarial para un equipo:

• Funciones clave: ¿Cuáles son las funciones esenciales que necesitas de tu sistema de telefonía para empresas? ¿Es la grabación de llamadas, transcripciones de mensajes de voz o un asistente automático para enrutar llamadas? 
• Número de usuarios: ¿Qué tan grande es tu equipo? Si tu equipo está creciendo, necesitarás un sistema de telefonía empresarial que pueda escalar junto contigo.
• Trabajo remoto o en la oficina: ¿Tu equipo está distribuido o trabaja principalmente desde una sola ubicación? Eso puede determinar el tipo de sistema telefónico empresarial que debes elegir.

Recomendamos que utilices el siguiente proceso de eliminación:

1. Elabora una lista breve de posibles opciones basadas en las funciones relevantes que te proporcionamos en esta guía y lo que se muestra en el sitio web de cada proveedor.
2. Consulta sitios de reseñas como G2 para conocer las experiencias de los clientes actuales y anteriores de cada proveedor. Si las reseñas de un proveedor muestran señales de advertencia, elimínalo de tu lista.
3. Comprueba la calidad de respuesta de los proveedores comunicándote con su servicio de atención al cliente. Hazles preguntas sobre las dudas que tengas sobre sus servicios después de revisar su sitio web y observa qué tan receptivos y transparentes son al responder.
4. Pon a prueba a los proveedores que a quedaron en tu lista. La experiencia práctica te ayudará a entender qué tan intuitivo es el sistema, qué tan fácil es integrarlo y qué tan bien se integrará en tu pila tecnológica y procesos actuales.

Para cuando termines el paso final anterior, ya deberías tener seleccionado el sistema de telefonía empresarial ganador. ¡Felicidades! 

Si tienes algún número que desees usar en tu nuevo sistema de telefonía después de completar una prueba con un número temporal, puedes portarlo. 

Tipos de sistemas telefónicos para pequeñas empresas

Hay una gran cantidad de acrónimos y terminología para describir los tipos de sistemas telefónicos que utilizan las empresas actualmente, y algunos pueden usarse también en combinación. Pero con el fin de mantener la sencillez, los dividiremos en dos categorías: soluciones telefónicas que se utilizan en las instalaciones y soluciones telefónicas basadas en la nube. 

Soluciones telefónicas que se utilizan en las instalaciones

Hay dos tipos de soluciones que se utilizan en las instalaciones: los teléfonos fijos y los conmutadores automáticos privados.

Líneas telefónicas tradicionales

En el pasado, las empresas usaban exclusivamente sistemas de líneas telefónicas analógicas tradicionales, instaladas por proveedores de servicios telefónicos. Aunque eran confiables y proporcionaban una excelente calidad en las llamadas, era costoso instalar y mantener estos sistemas telefónicos. 

Los teléfonos analógicos aún se usan en grandes instituciones y en lugares que no tienen acceso a una conexión de Internet de alta velocidad confiable. Estas redes telefónicas son administradas con unidades de servicio clave (KSU).

Actualmente, las empresas migraron a soluciones de telefonía que ofrecen más funciones que solo la transferencia y las llamadas en espera. 

Conmutadores privados (PBX)

A medida que las líneas telefónicas se digitalizaron, las empresas comenzaron a implementar conmutadores privados (PBX), o redes telefónicas privadas, en sus filiales. 

Las soluciones PBX pueden administrar las llamadas mediante la red PSTN (PBX analógico) o utilizar tecnología VoIP para administrar las llamadas por Internet (IP-PBX). 

Estos sistemas requieren hardware costoso, teléfonos de oficina propietarios y experiencia en el sitio para mantenerlos, pero proporcionan funciones avanzadas para llamadas como grabación de llamadas, correos de voz, llamadas en espera y menús de voz interactivos (IVR). Y pueden personalizarse aún más para satisfacer las necesidades de una empresa.

Sin embargo, estas soluciones podrían no satisfacer las necesidades de las empresas modernas, en especial aquellas donde los trabajadores no necesitan estar atados a un teléfono de escritorio esperando llamadas entrantes. 

Protocolo de Voz sobre Internet (VoIP)

Con el Protocolo de Voz sobre Internet (VoIP), podrás hacer llamadas de voz mediante una conexión inalámbrica en vez de usar las líneas telefónicas tradicionales con servicios telefónicos normales (POTS). 

Dado que el VoIP funciona con una conexión inalámbrica, no necesitas equipo complicado para empezar a trabajar. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet celular o WiFi sólida, y un dispositivo compatible habilitado para Internet, para hacer y recibir llamadas desde cualquier parte del mundo.

Además, el VoIP proporciona llamadas de mejor calidad que las líneas telefónicas tradicionales, y muchos proveedores (como OpenPhone) ofrecen funciones adicionales para empresas que no obtendrás con las líneas telefónicas estándar. Estas funciones incluyen llamadas ilimitadas en los Estados Unidos y Canadá, números de teléfono compartidos, mensajes de texto, grabaciones de llamadas y desvío de llamadas. Actualmente, los mejores servicios de telefonía empresarial tienden a ser sistemas basados en VoIP.

3 razones clave para usar un sistema telefónico VoIP para pequeñas empresas

Hasta ahora, hemos mencionado los beneficios generales que ofrecen los sistemas telefónicos virtuales. Aquí se proporcionamos las razones por las que miles de empresas eligen esta solución. 

1. Funciona desde cualquier lugar

Dado que un servicio telefónico virtual para pequeñas empresas solo requiere una conexión a Internet, tú y tu equipo podrán trabajar prácticamente desde cualquier lugar. No importa si eres un empresario solitario que viaja frecuentemente, una empresa cuyos miembros están en las Filipinas o una empresas que está abriendo nuevas ubicaciones, tu sistema telefónico empresarial virtual puede viajar junto contigo.

Los números compartidos también te permitirán compartir un solo número internacionalmente con los miembros de tu equipo. Eso significa que un asistente virtual puede llamar y enviar mensajes a los clientes desde tu número (incluso estando al otro lado del mundo), y todo tu equipo podrá compartir la responsabilidad de una sola línea.

2. Crece junto con tu equipo a medida que tú también creces

Los mejores sistemas telefónicos virtuales cobran a las empresas por usuario, eso te proporcionará la flexibilidad de agregar y eliminar miembros en la plataforma a medida que tu equipo crece. ¿Necesitas nuevos números directos para nuevos colegas? ¿O expandirte a otra ciudad y necesitas un número local que respalde tu expansión? Puedes obtener tantos números de teléfono como necesites.

A medida que tu equipo evolucione, tu proveedor de telefonía empresarial también debería hacerlo. OpenPhone lanza continuamente nuevas actualizaciones y funciones para ayudar a las pequeñas empresas a comunicarse de manera eficiente y construir relaciones significativas con los clientes fácilmente. 

3. Es muy fácil comenzar

Mientras que las líneas fijas requieren hardware y puede ser más complicado instalarlas, los sistemas telefónicos virtuales funcionan en los dispositivos que tu equipo ya utiliza. 

Eso significa que puedes evitar las visitas a la tienda, las citas de instalación y esperar en línea durante horas para activar tu sistema telefónico. En cambio, podrás empezar a trabajar en cuestión de minutos (…y sin hablar con nadie, si así lo prefieres).

¿Cuánto deberías pagar por un sistema telefónico para pequeñas empresas?

Los costos de los sistemas telefónicos para pequeñas empresas varían según el servicio que selecciones, el tipo de sistema telefónico que utilices y cuántos usuarios tengas.

Un plan inicial para sistemas telefónicos VoIP que cuesta entre $15 y $25 por usuario al mes. Los sistemas telefónicos de rango medio cuestan entre $25 y $50 por usuario al mes.

Si eliges un sistema PBX interno, costará entre $500 y $1,000 por usuario. Y un sistema de telefonía PBX analógico costará entre $1,000 y $2,000 para un equipo de cinco personas.

OpenPhone: El mejor sistema telefónico para pequeñas empresas

¿Recuerdas la lista de funciones que mencionamos antes? Bueno, todas son funciones de OpenPhone. Muchas son complementos de otras compañías, y casi todas se incluyen de manera estándar en OpenPhone por solo $15 por usuario al mes.

Tal vez somos un poco parciales, pero no tienes que confiar solamente en nuestra palabra. Miles de clientes felices y empresas en crecimiento no pueden estar equivocados. Cuando uses OpenPhone, dirás cosas como “sólido, simplificado, seductor, súperpoderoso” y “OpenPhone es el mejor.” 

Nuestro sistema telefónico virtual transformará la forma en la que haces negocios. Y como constantemente encontramos nuevas formas de deleitar a nuestros clientes con funciones y funciones mejoradas, seguiremos redefiniendo la grandeza.

¡Obtén una prueba gratuita de OpenPhone y descubre cómo puedes hacer funcionar tu teléfono empresarial funcionando en tan solo un minuto!

Preguntas frecuentes

Si aún tienes dudas sobre los sistemas telefónicos para pequeñas empresas mientras consideras hacer un cambio, revisa nuestras respuestas a estas preguntas frecuentes.