En el mundo actual, las empresas nunca paran. Incluso cuando estés fuera de la oficina, tus clientes podrían tratar de comunicarse contigo. Si deseas tranquilidad después del horario laboral, cuando estés de vacaciones o simplemente cuando la carga sea demasiada, necesitas una forma de desconectarte de tu teléfono y a la vez asegurarte de que los clientes no se sientan ignorados.
Los mensajes de no disponibilidad pueden ser la solución. Te explicaremos cómo escribir y configurar respuestas automáticas en mensajes de texto, para ofrecer una excelente experiencia al cliente incluso cuando estés ausente.
¿Qué es un mensaje de no disponibilidad?
Un mensaje de no disponibilidad (OOO) es una respuesta automática a un mensaje de texto entrante. Esta respuesta informa a las personas que no estás disponible y cuándo podrían recibir una respuesta de tu parte.
Cómo escribir un mensaje de no disponibilidad
Escribir un mensaje de no disponibilidad efectivo es un proceso sencillo. Deben ser mensajes breves e informativos, eso significa que puedes ir directo al grano. No es necesario escribir una introducción llamativa ni una explicación detallada.
Esto es lo que debes incluir en tu mensaje mientras estás ausente, así como lo que debes evitar.
Qué debes incluir en un mensaje de no disponibilidad
Los mensajes de no disponibilidad suelen tener una longitud de 160 caracteres, la cual es la longitud máxima de un mensaje de texto SMS estándar, así que haz que tu mensaje se enfoque en tres datos clave:
- El tiempo que no estarás disponible
- La razón por la que no responde de inmediato
- Cuándo es posible que los clientes reciban una respuesta
Abarcar estos puntos clave puede ser tan sencillo como decirles a tus clientes tu fecha de regreso, informarles que estás fuera de la oficina y comunicarles que responderás un día hábil después de regresar a la oficina.
Si el espacio lo permite, lo ideal es agradecer a tus clientes por llamar, e incluir un número de teléfono para quienes necesiten ayuda inmediata. La clave es ser profesional y conciso.
Qué debes evitar en los mensajes de no disponibilidad
¿Qué debes omitir en tu mensaje de no disponibilidad? Evita hacer promesas que no puedas cumplir. Si no puedes comprometerte a responder en un lapso de 24 horas, no digas que responderás en ese plazo. Una buena etiqueta para mensajes de texto empresariales comienza con cumplir las expectativas establecidas.
También es mejor eliminar cualquier tipo de medio, incluyendo imágenes, videos y GIF, en dichos mensajes. Aunque prácticamente todos pueden recibir mensajes SMS estándar basados en texto, es posible que algunas personas no tengan teléfonos inteligentes que puedan recibir mensajes MMS multimedia.
Lo mejor es enviar SMS para asegurarte de que tu mensaje sea entregado y leído, de modo que ningún cliente se quede sin respuesta.
Ten en cuenta que los mensajes de texto que incluyen emojis son tratados como mensajes MMS en algunos servicios de telefonía móvil, así que es mejor evitarlos también.
Cómo configurar mensajes de no disponibilidad como respuestas automáticas en OpenPhone
OpenPhone es una solución moderna de telefonía empresarial que ofrece una gran variedad de funciones para la automatización de mensajes de texto, y te ayudará a brindar un mejor soporte a tus clientes, incluso cuando estás ausente. Con nuestra función de respuestas automáticas, disponible en todos los planes de OpenPhone, puedes configurar mensajes de no disponibilidad en cuestión de minutos. Aquí te explicamos cómo:
1. Crea una cuenta en OpenPhone
Regístrate y obtén una prueba gratuita de OpenPhone para probar nuestro sistema telefónico empresarial y configurar mensajes de texto con respuesta automática sin costo durante siete días. Puedes cancelar en cualquier momento y te recordaremos antes de que finalice tu prueba.
Si ya eres usuario de OpenPhone, inicia sesión en tu cuenta.
2. Selecciona un número de teléfono desde la aplicación web o de escritorio
Presiona “Configuración” en el menú que se encuentra en el lado izquierdo de la aplicación web o de escritorio de OpenPhone. Después, presiona “Números de teléfono” bajo la sección “Espacio de trabajo”. Selecciona el número para el que deseas configurar las respuestas automáticas cuando estés fuera de la oficina.
3. Configura las respuestas automáticas
Desplázate hacia abajo hasta la sección “Respuestas automáticas”. Puedes configurar mensajes de no disponibilidad para llamadas y mensajes perdidos durante el horario laboral si planeas ausentarte poco tiempo. O, puedes configurar respuestas automáticas para llamadas y mensajes fuera del horario laboral.
Solo asegúrate de actualizar tu disponibilidad utilizando la función de horario laboral si estás totalmente ausente mientras estás de vacaciones o en un día festivo.
En las opciones “Durante el horario laboral” o “Fuera del horario laboral”, elige la configuración de los mensajes de respuesta automática cuando estés fuera de la oficina para:
- Todos los mensajes de texto entrantes
- Llamadas perdidas con buzón de voz
- Llamadas perdidas sin buzón de voz
¿Quieres actualizar tu buzón de voz? Dale un vistazo a estos ejemplos de saludos de buzón de voz profesionales.
OpenPhone no envía mensajes automáticos al mismo número de teléfono más de una vez cada tres horas. De esta manera, tus clientes no serán bombardeados con mensajes si te llaman o te envían mensajes cinco veces.
Cómo configurar mensajes de no disponibilidad en un iPhone
Si usas tu iPhone para hacer llamadas y enviar mensajes de texto empresariales, puedes usar la función integrada “Modo de conducción” de tu smartphone como un contestador automático cuando no estés disponible. Sin embargo, puede ser un problema utilizar esta función de iOS, ya que no está diseñada para enviar mensajes de no disponibilidad.
Cuando configuras las respuestas automáticas en iPhone mediante el Modo de conducción, no puedes personalizar tu disponibilidad ni programar respuestas automáticas con anticipación. Tendrás que habilitar manualmente las respuestas automáticas fuera del horario laboral o cuando comiencen tu vacaciones, y desactivarlas manualmente cuando estés disponible nuevamente. Además, no podrás configurar diferentes respuestas automáticas para llamadas y mensajes de texto perdidos.
Aun así, si quieres una solución alternativa, puedes seguir estos pasos para enviar mensajes automáticos desde tu iPhone:
- Ve a la configuración de tu iPhone.
- Deslízate hacia abajo hasta la opción “Enfoque” y presiona “+”.
- Selecciona “Al volante” y ponle nombre a tu enfoque.
- Una vez que hayas agregado el Modo de conducción, presiona “Respuesta automática” en las “Opciones”.
- Elige a quienes quieres enviar respuestas automáticas: todos los contactos, recientes o favoritos.
- Personaliza tu mensaje de no disponibilidad.
- Regresa a tu sección “Al volante”, y después presionar la opción “Mientras conduces” en “Activar automáticamente”. Actualiza la configuración de “Activar” para activar la opción “Manual” y asegurarte de que tus respuestas automáticas se envíen cada vez que actives el modo “No molestar mientras conduces”, y no solo cuando tu iPhone detecte que estás manejando.
- Regresa a la sección “Al volante” para activar el “Modo de conducción”.
Siempre que quieras enviar respuestas automáticas, activa y desactiva el ícono del auto “No molestar mientras conduces” en el Centro de control de tu iPhone.
Si no ves este ícono, es posible que necesites agregarlo manualmente personalizando los controles en el “Centro de control” de tu iPhone.
Puedes permitir notificaciones de personas seleccionadas, pero ten en cuenta que algunas de las notificaciones de tus otras aplicaciones pueden silenciarse todo el tiempo cuando estés en el modo No molestar mientras conduces.
Como puedes ver, la configuración de respuestas automáticas requiere bastante esfuerzo en los iPhones. Y después tanto trabajo, los clientes pueden romper tu modo de Enfoque al conducir simplemente enviando un mensaje de texto con la palabra “urgente” después de su texto inicial, incluso si creen que un asunto urgente es pedir descuentos a medianoche.
La mejor manera de configurar mensajes de no disponibilidad sigue siendo con una aplicación VoIP como OpenPhone.
10 ejemplos de mensajes de no disponibilidad
Para ayudarte a redactar un mensaje de no disponibilidad para responder tus llamadas y mensajes perdidos, reunimos cinco plantillas con respuestas automáticas que puedes personalizar.
1. Mensaje fuera del horario laboral
Cuando tu equipo se desconecta del trabajo, un mensaje de respuesta fuera del horario laboral puede evitar que tus clientes piensen que estás ignorando sus mensajes de texto o llamadas. Tu mensaje también puede informar a tus clientes sobre cuándo les enviarás una respuesta, para que no esperen ansiosamente junto a su teléfono durante horas.
Ejemplo: Gracias por comunicarse con la empresa XYZ. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m. ET. Nos pondremos en contacto con usted en un día hábil.
Copiar al portapapeles
2. Mensaje de vacaciones
Si estás tomando un descanso del trabajo, es imprescindible crear un buen mensaje de respuesta para vacaciones. Hazle saber a tus clientes que no estarás disponible o que tendrás acceso limitado a Internet mientras estés ausente. Para ofrecer la mejor experiencia, proporciona a tus clientes información de contacto alternativa que puedan usar para obtener soporte mientras tanto, especialmente si tomarás un descanso prolongado.
Ejemplo: ¡Estoy de vacaciones en el extranjero! Regresaré el 15 de abril para responder su mensaje. Para exhibir asistencia inmediata, comuníquese con Allison en el número 555-555-5555.
Copiar al portapapeles
3. Mensaje de día festivo
Cuando todo el equipo está ausente debido a que es un día festivo, es importante notificar a tus clientes en caso de que envíen un mensaje o llamen.
Aunque siempre es ideal incluir una fecha de regreso y la información de contacto en caso de emergencia, un mensaje breve evitará la recepción continua de mensajes entrantes que recibes en un día hábil promedio. De esta manera, podrán pasar tiempo con tus seres queridos o planear un día para consentirte y relajarte. ♀️
Ejemplo: ¡Felices fiestas! Nuestro equipo estará fuera de la oficina hasta el 2 de enero. Para asuntos urgentes, llame al 555-555-5555. De lo contrario, responderemos cuando regresemos.
Copiar al portapapeles
4. Mensaje de ausencia temporal text message
¿Planeas estar fuera de la oficina solamente un rato? Ya sea que vayas de compras, estés en una reunión, o salgas a almorzar, puedes configurar un mensaje temporal de no disponibilidad para avisar a los clientes que responderás lo más pronto posible.
Ejemplo: Gracias por llamar a Sam en la empresa XYZ. En este momento no estoy en la oficina. Volveré a las 2 p.m. y responderé tu mensaje lo más pronto posible.
Copiar al portapapeles
5. Mensaje sobre nuevos horarios de atención
Cada vez que cambian los horarios de atención, es probable que algunos clientes no reciban el mensaje de inmediato. Los clientes que están acostumbrados a tus horarios de atención anteriores pueden molestarse si se comunican y no reciben una respuesta. Puedes usar tu mensaje de no disponibilidad informarles. Usa esta plantilla para informar a los clientes sobre cambios en los horarios de atención hasta un mes después de hacer dicho cambio.
Ejemplo: Gracias por comunicarse con la empresa XYZ. Nuestros horarios de atención cambiaron recientemente. Ahora nuestro equipo está disponible de lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m. ET. Nos comunicaremos con usted en el transcurso de un día hábil.
Copiar al portapapeles
6. Atención al cliente fuera del horario normal
Si tu equipo ofrece atención al cliente por mensajes de texto y alguien se comunicar contigo por la noche, este mensaje puede establecer expectativas sobre cuándo es posible que reciban una respuesta.
Ejemplo: Hola, se comunicó fuera del horario de atención de nuestro equipo de soporte. Nos pondremos en contacto con usted en un lapso de 24 horas.
Copiar al portapapeles
Si tu equipo ofrece soporte por SMS, consulta nuestra guía de ejemplos de mensajes de texto para proporcionar atención al cliente.
7. Mensaje de ausencia interno
¿Tienes un número de teléfono que tu equipo solo utiliza para comunicarse contigo? Puedes proporcionar un punto de contacto claro mientras estás ausente.
Ejemplo: Hola, no estaré en la oficina debido a [razón] hasta el 5 de marzo. Para cualquier asunto urgente, comunícate con Kim.
Copiar al portapapeles
8. Mensaje de texto para devolver una llamada perdida mientras estás ausente
Con este ejemplo, puedes informar a las personas que llaman por qué no contestaste.
Ejemplo: Hola, lo siento, no pude contestar su llamada. No estaré en la oficina hasta el 15 de junio. Si necesita ayuda urgente, llame a nuestra oficina principal al [número].
Copiar al portapapeles
9. Mensaje de ausencia debido a una conferencia
Si estás lejos de tus dispositivos porque asistirá a una conferencia, utiliza esta plantilla para avisar a cualquier contacto que se comunique contigo.
Ejemplo: Hola, estoy en una conferencia y le responderé lo más pronto posible. Si necesita ayuda urgente, comuníquese con mi colega Alan al [número].
Copiar al portapapeles
10. Mensaje de no disponibilidad divertido
Si ser divertido o ingenioso es parte de tu marca, puedes utilizar un ejemplo como este para deleitar a tus clientes.
Ejemplo: Hola, ¡estos días no estaré en la oficina para recargar energía y volver con ideas aún más electrizantes! Si necesita asistencia inmediata, comuníquese con mi colega.
Copiar al portapapeles
5 ejemplos más sobre el envío de mensajes de no disponibilidad para tu empresa
Los mensajes de no disponibilidad pueden servir para mucho más que informar a tus clientes que estarás ausente. Puedes convertir tu mensaje de no disponibilidad en un punto de contacto de ventas o marketing que te ayude a alcanzar tus objetivos empresariales. Aquí te mostramos cinco maneras de aprovechar al máximo tus respuestas automáticas, junto con más ejemplos de mensajes de no disponibilidad.
1. Atrae tráfico a tu sitio web
Es probable que tu sitio web empresarial ofrezca información y una gran variedad de recursos para responder las preguntas de tus clientes, incluso cuando estés ausente. La mejor parte es que tu sitio web también funciona como una herramienta de marketing que puede atraer prospectos y clientes a lo largo del recorrido del comprador y persuadirlos a hacer una compra.
Al dirigir a quienes llaman o envían mensajes a tu página principal, una página de destino, una sección de preguntas frecuentes u otra página web relevante en tu sitio, puedes ayudarlos a la vez que obtienes resultados empresariales.
Ejemplo: ¡Gracias por comunicarse! El equipo estará ausente hasta el 10 de junio y responderemos cuando regresemos. Mientras tanto puede obtener información sobre nuestros servicios en xyzcompany.com.
Copiar al portapapeles
2. Atrae nuevos prospectos
Aunque ya tengas guardado en tu CRM el número de teléfono de tu cliente, tu mensaje de no disponibilidad es una gran oportunidad para darles a conocer otros canales de comunicación. Anímalos a proporcionar su dirección de correo electrónico y promueve los beneficios del boletín, invítalos a un seminario web u ofréceles otros incentivos atractivos (como libros blancos descargables y consultas gratuitas).
Ejemplo: Nuestro equipo de ventas estará ausente hasta las 3 p.m. PT, pero responderá lo más pronto posible. Suscríbase a nuestro boletín para obtener un 20% de descuento en nuestro producto en xyzcompany.com/subscribe.
Copiar al portapapeles
3. Promociona una venta
¿Próximamente tendrás promociones o ya están activas? A tus clientes les encantará descubrir formas de ahorrar.
Usa tu mensaje de no disponibilidad para promocionar tu evento de ventas y atraer gente a tu sitio web o tienda de comercio electrónico. Asegúrate de dar un sentido de urgencia a la venta diciéndole a tu cliente cuándo terminará, para que probablemente actúe de inmediato.
Ejemplo: Gracias por llamar. En este momento no me encuentro en la oficina y responderé en el transcurso de un día hábil. Mientras tanto, marque en su calendario nuestra venta BOGO de un día que se llevará a cabo el 5 de agosto.
Copiar al portapapeles
4. Comparte tu contenido de marketing
Tus publicaciones de blog y videos pueden ser recursos útiles para los clientes mientras estás fuera de la oficina. En vez de depender únicamente de motores de búsqueda como Google o YouTube para obtener tráfico (y resultados) en tu marketing de contenido, puedes promocionar contenido relevante en tus respuestas automáticas.
Procura usar enlaces más cortos para que los clientes no se sientan abrumados con un gran muro de texto en su aplicación de mensajes. Sin embargo, evita usar acortadores de enlaces como bit.ly y tiny.url, los cuales pueden ser marcados como spam e impedirán que tu mensaje de texto se entregue.
Ejemplo: ¡Gracias por llamar! Responderemos en nuestro horario laboral, de lunes a viernes, de 9 a.m. a 5 p.m. MT. Mientras tanto, consulte nuestra guía para navegar en nuestra aplicación: xyzcompany.com/walkthrough
Copiar al portapapeles
5. Impulsa la participación en las redes sociales
Lo más probable es que muchos de tus clientes usen las redes sociales frecuentemente durante el día. Los estadounidenses pasan casi una hora al día solo en Facebook. Lograr que tus prospectos y clientes se interesen en tus páginas en las redes sociales es una gran oportunidad para publicar tus productos, servicios o marca en un lugar donde ya están buscando. Además, dado que las redes sociales son una plataforma bidireccional, promocionar tus canales sociales en tu mensaje de no disponibilidad es una excelente manera de fortalecer tus relaciones con los clientes.
Tu mensaje de no disponibilidad incluso puede sugerir aplicaciones como Messenger y Twitter como canales de soporte alternativos si tu equipo de especialistas en redes sociales o servicio al cliente estará disponible en esos sitios para responder.
Ejemplo: ¡Gracias por comunicarse! Estaré en una convención empresarial hasta el 20 de mayo. ¡Conéctese conmigo en linkedin.com/in/username para aprender junto conmigo o para obtener una respuesta más rápida!
Copiar al portapapeles
Comparación de los mensajes de no disponibilidad vía texto vs. los mensajes de no disponibilidad por correo electrónico
Los mensajes de texto y el correo electrónico son dos canales empresariales esenciales que sirven para diferentes propósitos. Aunque los correos electrónicos son ideales para enviar mensajes más complejos, los mensajes de texto son más rápidos. De hecho, el 95% de las personas leen los mensajes de texto en los tres minutos posteriores a su recepción. Eso hace que los mensajes de texto sean un canal ideal para enviar mensajes de no disponibilidad.
Un mensaje de texto también puede ser más personal que un correo electrónico, lo que ayuda a los clientes a sentirse valorados y apoyados mientras estás ausente.
Los correos electrónicos con respuesta automática pueden seguir siendo una herramienta eficaz para responder a los clientes que te envían correos mientras estás fuera de la oficina, dado que ya están conectados en su plataforma de correo electrónico. Sin embargo, si un cliente te llama o te envía un mensaje de texto, contestar con un mensaje de no disponibilidad tiene más sentido. Lo leerá más rápidamente y no requerirá que tu cliente cambie de canal.
Con un sistema VoIP como OpenPhone, no tendrás que preocuparte por tener funciones limitadas para la automatización de mensajes de texto. Al igual que las plataformas de correo electrónico modernas como Gmail, OpenPhone te permite programar respuestas automáticas para enviarlas en momentos específicos. Eso hace que el envío de mensajes de no disponibilidad sea un proceso automático.
OpenPhone: El mejor sistema telefónico para mensajes de no disponibilidad
Un buen mensaje de no disponibilidad puede dar tranquilidad a los clientes te permitirá tomar un descanso o asistir a reuniones sin preocuparte. Los mejores mensajes de ausencia son muy informativos, profesionales y concisos.
Una vez que hayas redactado tu mensaje de no disponibilidad, la mejor manera de configurar tus respuestas automáticas es usando un servicio VoIP como OpenPhone. Solo tomará unos minutos, y una vez que configure es la respuestas automáticas, el envío de mensajes de no disponibilidad será un proceso totalmente automático.
Comienza tu prueba gratuita de OpenPhone hoy mismo.
