Aunque puedes configurar respuestas automáticas en dispositivos iOS y Android, ninguno de los sistemas operativos incluye una opción para responder automáticamente mensajes de texto que sea lo suficientemente buena para las necesidades de una empresa. En esta guía te mostraremos cómo configurar respuestas automáticas utilizando una solución alternativa en iOS y una aplicación de terceros en Android. Además, una solución más intuitiva que puede ayudarte a administrar la comunicación telefónica empresarial.
¿Qué es una respuesta automática de SMS?
Una respuesta automática de SMS es una herramienta que te ayuda a configurar respuestas automáticas para mensajes de texto entrantes. Según la herramienta que utilices, puedes enviar diferentes respuestas automáticas basadas en condiciones específicas.
Cuando recibes un mensaje de texto, una respuesta automática puede reconocer el texto y notificar a tu contacto que te pondrás en contacto con él. De esa manera, él establecerás expectativas claras y no correrás el riesgo de perder clientes debido a la percepción de ser inalcanzable.
Configurar respuestas automáticas en dispositivos iPhone y Android es relativamente fácil, pero la función es limitada. Si no estás familiarizado con el proceso, lo explicamos paso a paso a continuación.
Pero primero, veremos cómo configurar respuestas automáticas en OpenPhone para que descubras cómo las respuestas automáticas en una plataforma telefónica empresarial pueden ahorrar tiempo a tu equipo.
Cómo configurar respuestas automáticas en OpenPhone
OpenPhone es un sistema de telefonía empresarial moderno que ofrece docenas de maneras para ahorrar tiempo mientras construyes tus relaciones profesionales mediante llamadas y mensajes de texto.
Con OpenPhone, puedes configurar respuestas automáticas por separado para:
- mensajes de texto, llamadas y mensajes de voz perdidos durante el horario laboral
- mensajes de texto, llamadas y mensajes de voz perdidos fuera del horario laboral
De esta manera, puedes enviar diferentes mensajes automáticamente cuando no estés disponible y recibir un mensaje de voz, si estás ocupado en las horas de oficina y ellos no dejan un mensaje, y otras funciones.
Por ejemplo, si recibes una llamada fuera del horario laboral y no dejan un mensaje, puedes pedirles que respondan y preguntar dónde necesitan ayuda. Además, puedes informar a la persona que llama que le devolverás la llamada el siguiente día hábil.
Consejo profesional: Si la mayoría de las personas que llaman a tu empresa tratan de programar citas, puedes incluir un enlace de Calendly (o tu sistema de planificación de citas preferido) en tu respuesta automática para evitar jugar al gato y al ratón, y ahorrar tiempo a tu equipo.
Respuestas automáticas a mensajes de texto
Así es como puedes configurar respuestas automáticas en OpenPhone:
- Inicia sesión en la aplicación web o de escritorio de OpenPhone y haz clic en Configuración en la barra lateral izquierda.
- Selecciona Números de teléfono en la sección Espacio de trabajo.
- Selecciona el número de teléfono para el cual deseas configurar respuestas automáticas. Configuración de respuestas automáticas de mensajes de texto: Configuración de OpenPhone.
- Utiliza las opciones en la sección de Respuestas automáticas para configurar respuestas automáticas basadas en condiciones específicas.
Eso es todo. Ten en cuenta que OpenPhone te permite usar tu sistema telefónico empresarial desde cualquier computadora, smartphone o tablet a través de una conexión a internet para que puedas trabajar desde cualquier lugar.
Relacionado: Cómo enviar mensajes de texto desde tu computadora utilizando OpenPhone
Ahora analizaremos forma alternas para configurar respuestas automáticas desde tu número personal en un dispositivo iPhone o Android. Como verás a continuación, no podrás configurarlo y olvidar los ajustes de las respuestas automáticas.
Cómo configurar respuestas automáticas en un iPhone
Los iPhones no tienen una función nativa para activar respuestas automáticas de mensajes SMS, pero puedes usar la función Enfoque en iOS 15 y más recientes.
En esencia, el Enfoque es un modo de No Molestar donde no recibes notificaciones. Además, puedes automatizar algunas acciones basadas en activadores específicos, como responder automáticamente a los mensajes entrantes.
La configuración tiene algunas restricciones importantes. Por ejemplo, solo puedes enviar mensajes de texto automáticos a números de teléfono que hayas guardado como contactos o mensajes que hayas recibido de alguien con quien intercambiaste mensajes en las últimas 48 horas.
Aquí te explicamos cómo configurar las respuestas automáticas en iOS:
- Ve a Configuración > Enfoque.
- Selecciona Manejo.
- Debajo de Notificaciones permitidas, revisa que no haya nadie a quien quieras permitir llamadas y notificaciones mientras estás en modo Enfoque.
- Haz clic en Respuesta Automática para crear tu mensaje de respuesta automática.
- En Activar automáticamente, especifica si deseas activar automáticamente las respuestas automáticas mientras conduces, cuando estés conectado al Bluetooth del auto, o si deseas habilitar las respuestas automáticas manualmente cada vez que quieras tenerlas activadas.
Ahora podrás activar o desactivar el modo de Enfoque de manejo en la parte superior de este menú de configuración.
Tu teléfono enviará una respuesta en mensaje de texto automática siempre que mantengas este modo habilitado.
El modo Enfoque es una buena forma de evitar distracciones mientras trabajas, pero es mejor usarlo en tu número de teléfono personal. Dado que el método no funciona para responder automáticamente a números que no están en tu lista de contactos, los nuevos clientes podrían sentirse ignorados.
Cómo configurar respuestas automáticas en Android
Android no ofrece ninguna función de automatización nativa para respuestas automáticas de SMS. Necesitarás una aplicación para responder automáticamente mensajes de texto de terceros, como SMS Auto Reply (o también puedes elegir una de las aplicaciones gratuitas).
- Descarga e instala la aplicación SMS Auto Reply en tu dispositivo Android.
- Abre la aplicación y presiona el botón Agregar/Editar en la pantalla de inicio.
- Selecciona una plantilla del menú desplegable que se encuentra en la parte superior. Verás la opción Ocupado seleccionada de manera predeterminada con texto en el campo Mensaje. Puedes elegir una plantilla diferente o crear una nueva presionando el signo más (+). También puedes cambiar el mensaje.
- Presiona Guardar cuando termines.
Además de estas funciones básicas, la aplicación también te permite crear un mensaje personalizado para números de teléfono específicos y una lista de No responder. Puedes configurar una hora particular del día para habilitar las respuestas automáticas. Aunque no podrás enviar automáticamente un mensaje diferente si dejaron un mensaje de voz, enviaron un mensaje de texto o trataron de llamarte.
La aplicación funciona bien para la comunicación personal. Sin embargo, las empresas necesitan una solución más enfocada.
Por ejemplo, cuando deseas responder a un cliente que envió un mensaje de texto anteriormente, necesitarás contexto para responderle. Un sistema telefónico VoIP centraliza tus comunicaciones, como llamadas telefónicas, mensajes de texto SMS y mensajes de voz, en un solo hilo. Puedes desplazarte rápidamente y responder a los clientes sin perder tiempo buscando información.
Prácticas recomendadas para configurar respuestas automáticas a mensajes de texto
Cuando configures las respuestas automáticas para mensajes de texto, ten en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:
1. Usa una solución de telefonía que no envíe spam a tus clientes
Tu cliente puede llamarte varias veces si necesita discutir algo importante. Sin embargo, tu mensaje de respuesta automática no debe activarse cada vez que el cliente llama. Enviar repetidamente el mismo mensaje puede parecer spam.
La función de respuestas automáticas de OpenPhone solo envía un mensaje a un número cada tres horas. Si tu cliente envía mensajes de texto o llama varias veces, OpenPhone no los bombardea con mensajes de texto, lo cual garantiza que los mensajes no molestarán a tus clientes.
2. Establece expectativas claras
Tu respuesta automática no debería decir simplemente, “Te llamaré más tarde”. No dejes en espera a las personas que llaman, infórmales cuándo devolverás la llamada.
Por ejemplo, al configurar un mensaje automático para las llamadas que se reciban después de la jornada laboral, menciona tu horario de trabajo en el mensaje de texto. Y más importante aún, no olvides enviar un mensaje o de volver la llamada.
3. Mantén tus mensajes con un estilo conversacional.
No es necesario que tus mensajes automatizados suenen como si hablara un robot. Sé profesional pero conversacional usando tu tono natural.
Por ejemplo, no digas: “Hola, póngase en contacto durante el horario laboral (de 8 a.m. a 4 p.m.). Gracias por su paciencia”. En vez de ello, di algo como: “Gracias por comunicarse con Jill en la compañía XYZ. Actualmente estoy fuera de la oficina. Regresaré a la 1 p.m. y responderé su mensaje lo más pronto posible”.
Consulta nuestra guía con ejemplos de respuestas automáticas para mensajes de texto y obtén más ideas sobre cómo redactar tu propia respuesta automática.
4. Evita la ambigüedad
La jerga y los acrónimos pueden estar abiertos a interpretación. Por ejemplo, cuando mencionas una fecha como 10/01, algunas personas pueden entenderla como 10 de enero, mientras que otras la entenderán como 1 de octubre.
Lo mismo pasa cuando respondes a alguien que vive en una zona horaria diferente. Cuando dices que devolverás la llamada a las 2 p.m., tal vez el destinatario no sepa a qué zona horaria te refieres.
En OpenPhone puedes programar los mensajes de texto según la zona horaria de tu contacto.
OpenPhone: La mejor manera de configurar respuestas automáticas a mensajes de texto
Los dispositivos iPhone y Android pueden responder automáticamente un SMS entrante, pero las empresas necesitan muchas funciones más. Como empresa, necesitas formas más estratégicas de ahorrar tiempo a tu equipo mientras brindas a tus clientes una experiencia excelente.
OpenPhone ofrece una solución de comunicación integral para startups y pequeñas empresas. Obtendrás un amplio conjunto de funciones que incluyen automatización, llamadas ilimitadas en los Estados Unidos y Canadá, soporte para MMS y grabación de llamadas.
Es muy fácil empezar. Simplemente selecciona un nuevo número local o un número gratuito, o solicita la portabilidad de tu número a OpenPhone.
Una vez que tengas un número de OpenPhone, puedes configurar respuestas automáticas y asistentes automáticos para optimizar tu comunicación. También puedes integrar OpenPhone con plataformas como HubSpot, Slack, y Zapier para proporcionar a tu equipo más contexto con mayor rapidez.
Todo ello con planes que comienzan desde solo $15 por usuario al mes. Simplifica las comunicaciones de tu empresa y automatiza los mensajes de texto registrándote para obtener una prueba gratuita de OpenPhone hoy mismo.
